La réglementation sur les lanceurs d’alerte
1. Objectif
L’objectif de cette loi sur les lanceurs d’alerte est de permettre aux employés et aux autres parties prenantes de signaler, dans un contexte professionnel, des infractions à certaines lois et réglementations de manière confidentielle, sans crainte de représailles, et de garantir une procédure d’enquête appropriée. La personne qui effectue un tel signalement est appelée « lanceur d’alerte ».
Cette loi sur les lanceurs d’alerte a été élaborée conformément à la Directive européenne 2019/1937 « relative à la protection des personnes signalant des violations au droit de l’Union européenne» et à sa transposition dans le droit belge.
Cette politique ne couvre pas les plaintes relatives à votre emploi. Pour cela, nous vous renvoyons au département des ressources humaines. Avant d’effectuer un signalement dans le cadre de cette politique, vous êtes prié d’utiliser les voies normales de signalement et d’en discuter au préalable avec votre supérieur hiérarchique, dans la mesure où celui-ci n’est pas impliqué dans l’affaire en question.
2. Qui peut effectuer un signalement ?
Les personnes suivantes qui ont obtenu des informations sur des infractions dans le cadre des domaines mentionnés au point 3, et dans un contexte professionnel, peuvent effectuer un signalement :
- Salariés, futurs salariés, ex-salariés
- Collaborateurs indépendants (tels que consultants)
- Bénévoles, stagiaires (rémunérés ou non)
- Actionnaires, dirigeants, conseil d’administration
- Fournisseurs, entrepreneurs et sous-traitants
- Personnes qui aident/soutiennent le lanceur d’alerte dans sa démarche (collègues, famille,…)
Cette politique s’applique également aux lanceurs d’alerte dont la relation de travail a pris fin ou n’a pas encore commencé, s’ils ont obtenu des informations sur des violations pendant ou après la fin de la relation de travail ou pendant le processus de recrutement ou d’autres négociations précontractuelles.
3. Que pouvez-vous signaler ?
3.1 Champ d’application
La législation sur les lanceurs d’alerte limite la protection juridique des lanceurs d’alerte aux infractions relatives aux domaines suivants :
- infractions en matière de marchés publics
- infractions relatives aux services, produits et marchés financiers (y compris la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme)
-
infractions à la sécurité et à la conformité des produits
- infractions à la sécurité des transports
- infractions à la protection de l’environnement
- Infractions à la sûreté nucléaire ou à la sécurité contre les radiations nocives
- infractions à la sécurité alimentaire, à l’alimentation animale et au bien-être des animaux
- infractions à la santé publique
- infractions à la protection des consommateurs
- atteintes à la protection de la vie privée et des données personnelles, et à la sécurité des réseaux et des systèmes d’information
- infractions dans la lutte contre la fraude fiscale
- infractions dans la lutte contre la fraude sociale
- infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne
- infractions liées au marché intérieur, y compris les infractions aux règles de l’Union européenne en matière de concurrence et d’aides d’État.
Une infraction est définie comme un acte ou une omission illicite ou contraire à l’objectif ou à l’application des réglementations énumérées ci-dessus.
Note : pour les signalements d’infractions dans les domaines des services, produits et marchés financiers et de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, toute personne peut effectuer un signalement, qu’elle ait obtenu l’information dans un contexte professionnel ou non.
La législation ne s’applique pas, entre autres, aux informations couvertes par le secret médical ou le secret professionnel des avocats.
3.2 Qu’en est-il des signalements en dehors de ce champ d’application ?
Certains signalements internes auxquels la réglementation sur les lanceurs d’alerte ne s’applique pas seront néanmoins traités par Wyckaert comme strictement confidentiels, sans que le dénonciateur n’ait à craindre un quelconque désavantage du fait de ce signalement. Ceci n’est évidemment valable que dans la mesure où le signalement est fait de bonne foi. Cela concerne en particulier les signalements sur :
- comportement immoral ou contraire à l’éthique et/ou
- conduite qui met en danger la crédibilité et la réputation (des entités) de l’entreprise.
4. Comment effectuer un signalement ?
Avant de faire un signalement dans le cadre de cette politique, vous devez d’abord utiliser les canaux normaux de signalement et parler à votre supérieur hiérarchique, à moins qu’il ne soit impliqué dans l’incident. Si vous êtes réticent à faire un signalement par les canaux normaux, vous pouvez le faire par les canaux de signalement ci-dessous.
4.1. Signalements internes
Le canal de signalement interne est mis en avant non seulement au sein de l’entreprise, mais également par le législateur et le régulateur comme étant le canal de signalement le plus approprié.
Chez Wyckaert, en tant que lanceur d’alerte, vous pouvez effectuer un signalement écrit en utilisant ce formulaire « Signalement interne lanceur d’alerte ».
4.2. Traitement du signalement
- Les signalements reçus seront enregistrés et un accusé de réception sera envoyé à l’auteur du signalement dans les 7 jours calendaires
- Les signalements seront traités à partir d’un système fermé, sécurisé et protégé. Ils seront examinés, contrôlés, stockés et traités par une personne indépendante = le Gestionnaire des signalements est celui qui maintiendra la communication avec le lanceur d’alerte.
-
L’auteur du signalement recevra au plus tard dans les 3 mois un retour d’information sur les résultats de l’enquête menée à la suite de son signalement, à condition que ce signalement entre dans le champ d’application légal d’une réglementation en matière d’alerte.
4.3. Signalement externe
Un lanceur d’alerte peut également décider de recourir à un canal de signalement externe à l’entreprise, soit après avoir effectué son signalement via les canaux internes, soit en utilisant directement les canaux de signalement externes s’il les juge plus appropriés.
4.4. Divulgation publique
Une divulgation publique n’est autorisée que dans la mesure où :
- les signalements internes et externes ne sont pas traités et aucune mesure appropriée n’est prise ou
- le lanceur d’alerte a des motifs raisonnables de croire que l’infraction présente un danger imminent ou réel pour l’intérêt public ou
- il existe un risque de représailles dans le cas d’un signalement externe, ou il est peu probable que l’infraction soit réglée efficacement, en raison des circonstances particulières de l’affaire.
5. Quand le lanceur d’alerte est-il protégé ?
5.1. Quelle protection ?
L’identité de la personne qui effectue un signalement de bonne foi reste strictement confidentielle et ne peut être divulguée à d’autres personnes que celles habilitées à recevoir, enquêter et suivre le signalement, et ce dans un nombre très limité de cas définis par la loi :
- lorsque l’auteur du signalement donne son consentement libre et explicite de le faire ou
- sur la base d’une obligation découlant d’une législation spéciale dans le cadre d’enquêtes menées par des autorités nationales ou de procédures judiciaires (y compris pour garantir les droits de défense de la personne concernée).
Les lanceurs d’alerte sont protégés contre les représailles. Ils ne peuvent être tenus responsable d’un tel signalement à condition qu’ils aient des motifs raisonnables de croire que le signalement était nécessaire pour révéler une infraction. Dans cette situation, aucune sanction professionnelle ne peut être prononcée à la suite d’un tel signalement (tel qu’un licenciement). Un lanceur d’alerte qui subit néanmoins des représailles peut réclamer une indemnité.
5.2. Quand le lanceur d’alerte peut-il bénéficier d’une protection ?
Seuls les lanceurs d’alerte répondant aux conditions suivantes bénéficient de cette protection:
- si l’auteur d’un signalement a des motifs raisonnables de croire que les informations rapportées sur les infractions sont vraies au moment du signalement et s’il agit de bonne foi, alors il peut bénéficier de la protection de la législation en matière d’alerte, et
- l’auteur d’un signalement doit faire son rapport via le canal interne, le canal externe ou, sous certaines conditions, via un canal public (la presse, par exemple).
5.3. Mesures de soutien
Le lanceur d’alerte a accès à l’Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits de l’homme (IFDH) concernant les mesures de soutien prévues par la loi. Cet institut est le point d’information qualifié et central pour la protection des lanceurs d’alerte et est responsable de leur soutien
5.4. Sanctions
La législation en matière d’alerte prévoit des sanctions pénales importantes à l’encontre de l’entité juridique en cas de représailles contre le lanceur d’alerte. Le législateur a également prévu des sanctions à l’encontre de l’auteur du signalement s’il s’avère qu’il a sciemment signalé ou divulgué de fausses informations ou qu’il a abusé de la procédure de signalement.
6. Traitement des données personnelles
Tout traitement de données à caractère personnel en vertu de la réglementation sur les lanceurs d’alerte est effectué conformément au Règlement européen 2016/679 ou au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et selon les modalités décrites ci-dessous.
Wyckaert est considéré comme le responsable du traitement des données à caractère personnel dans le cadre d’une procédure de signalement.
6.1 Informations recueillies
Lorsque nous recevons un signalement de votre part, un dossier contenant les détails de ce signalement est créé. Ce dossier contient votre identité, vos coordonnées et toute autre information que vous nous avez communiquée sur la ou les personne(s) impliquée(s) dans la plainte. Il est possible qu’au cours de ce processus, des données sensibles soient également traitées. Dans le cas où nous recevrions de telles données sensibles, nous les traiterions avec le plus haut degré de sécurité et de confidentialité. Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’un signalement spécifique ne seront pas collectées (conformément au principe du traitement minimal des données) ou, si elles sont collectées de manière involontaire, elles seront immédiatement supprimées. Le nom, la fonction et les coordonnées de l’auteur du signalement, ainsi que de toute personne bénéficiant des mesures de protection et de soutien, seront protégés jusqu’à ce que l’infraction signalée soit prescrite.
6.2 Utilisation des données à caractère personnel
Nous utilisons vos informations personnelles pour traiter et collecter le signalement. Nous pouvons publier des statistiques sur ces informations, telles que le nombre de signalements que nous recevons, mais pas sous une forme permettant d’identifier qui que ce soit.
6.3 Base juridique
Les données à caractère personnel divulguées dans les signalements de lanceurs d’alerte sur des sujets liés à des incidents sont traitées sur la base d’une obligation légale, car ces informations sont nécessaires pour se conformer à la directive 2019/1937 et à la loi belge du 28 novembre 2022 relative à la protection des auteurs de signalement d’infractions au droit de l’Union européenne ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé, c’est-à-dire pour évaluer les signalements et mener d’éventuelles enquêtes. En outre, le traitement des données à caractère personnel est fondé sur l’intérêt légitime conformément à l’article 6.1.f du RGPD, notamment à des fins de prévention de la fraude.